Papierloos werken. Vanuit dat basisidee heeft Hebels Staalservice het afgelopen jaar (2024) samen met huisvervoerder SVZ Transport de papieren vrachtbrief vervangen door de digitale variant. Met het advies van Beurtvaartadres is stap voor stap toegewerkt naar een succesvolle invoering. “Als je elkaar goed begrijpt en iedereen meeneemt in het te doorlopen traject, resulteert dat uiteindelijk in een geslaagd project.”
“Kijk om je heen. Alles in de wereld wordt digitaal. Als bedrijf moet je gewoon hierin mee. Bij Hebels Staalservice wilden wij daarom af van het papier”, zo zegt projectmanager Desiree van Noord. “Ons papieren archief vulde zich alsmaar verder. Als een klant vroeg naar een vrachtbrief was dat altijd een heel gezoek. Ook de accountants moesten voor de jaarlijkse controle door al die papieren heen.”
Samen optrekken
Hebels Staalservice voorziet als staalgroothandel staalverwerkende bedrijven in Nederland, België en Duitsland van plaatstaal, bandstaal en RVS. Het bedrijf heeft op de thuisbasis in Oosterhout alles in huis om klanten geheel op specificatie te kunnen leveren. Ook het transport hoort bij de dienstverlening, met SVZ Transport als één van de belangrijkste vervoerders. Desiree van Noord: “Wij doen al lang zaken met elkaar. Dat gaf vertrouwen om samen het project voor de overstap naar een digitale vrachtbrief in te gaan.”
API-koppeling
“Wij waren direct enthousiast”, aldus Jelle van der Eng, projectmanager van SVZ Transport. De vervoerder is met meer dan 1.500 vrachtwagens een grote speler in het vervoer van full truck loads en dedicated distributie.
Onder begeleiding zijn de twee partijen het implementatietraject ingestapt. Ook de medewerking van beider IT-leveranciers was nodig. In de nieuwe digitale werkwijze maakt Hebels Staalservice de eCMR op met een unieke transport referentie in het eigen ERP-Systeem. Deze unieke referentie wordt via het eCMR platform doorgestuurd naar SVZ Transport. Deze referentie gebruikt SVZ Transport vervolgens in een eigen TMS-systeem om de juiste eCMR op te halen en af te handelen.
Geleidelijke invoering
Hebels Staalservice en SVZ Transport hebben nadrukkelijk voor een gefaseerde invoering gekozen. De eCMR is eerst voor één klant uitgerold, daarna voor een tweede en vervolgens op grotere schaal. Begin 2024 werd de implementatie afgerond. Op advies van Beurtvaartadres gebruiken de beide partijen de papieren en de digitale vrachtbrief in de beginfase eerst nog naast elkaar. Zodra iedereen gewend is aan de nieuwe manier van werken, kan de papieren variant geleidelijk verdwijnen.
Medewerking chauffeurs cruciaal
Cruciaal voor de succesvolle invoering van de eCMR is de medewerking van de chauffeurs. Applicatiemanager Stefan Sakr van SVZ Transport legt uit hoe de eCMR voor de chauffeurs werkt. “Op hun boordcomputer ontvangt men op de gebruikelijke wijze vanuit ons centrale systeem de uit te voeren taken. De eCMR-omgeving is geïntegreerd in het vragenpad dat de chauffeur doorloopt en opent zich op het juiste moment voor het verwerken van de eCMR, bijvoorbeeld voor het zetten van een handtekening. Nadat dit is gedaan, keert de chauffeur weer automatisch terug in zijn eigen vertrouwde omgeving.”
“In het begin merkten wij dat chauffeurs het gebruik van de eCMR lastig vonden”, zo vult Jelle van der Eng aan. “Ook de planners waren terughoudend. Voor beide groepen hebben wij op een testdag een aantal concrete testorders doorlopen. Stap voor stap hebben wij iedereen zo meegenomen in het proces.” Wat verder heeft geholpen is het in de testfase inzetten van mentor-chauffeurs. Vragen stellen is zo voor andere chauffeurs heel laagdrempelig.
Concrete voordelen
De voordelen van het gebruik van de eCMR zijn zowel voor Hebels Staalservice als SVZ Transport duidelijk. Desiree van Noord: “Wij raken af van het papier, wat naast grotere efficiency naadloos aansluit bij onze ambitie om steeds duurzamer te werken. Digitaal is bovendien alles makkelijk terug te vinden. De eCMR zit ook direct na het aftekenen in de mailbox van de klant. Het is een stukje extra dienstverlening en scheelt ons tijd. Eén van onze klanten wilde bijvoorbeeld altijd een digitale kopie van de papieren vrachtbrief. Dit gaat nu geheel automatisch.”
Jelle van der Eng ziet voor SVZ Transport naast tijdbesparing snelheid als belangrijk voordeel. “Direct nadat een digitale vrachtbrief is afgetekend, staat deze in ons systeem. Wij kunnen meteen factureren. In het verleden kon daar wel een week overheen gaan.” Sowieso daalt het aantal administratieve handelingen. “Vier medewerkers zijn nu constant bezig met het verwerken van binnenkomende vrachtbrieven. Op het moment dat alle opdrachtgevers digitaal gaan werken, hoeft dat niet meer. Ook het opslaan van papieren CMR’s is dan niet meer nodig.”
Het inscannen en bewaren van papieren documenten is nu ook niet meer noodzakelijk met een eCMR. Nu worden alle digitale vrachtbrieven opgeslagen in een portaal die direct voor opdrachtgever en betrokken partijen beschikbaar zijn. Jelle vervolgt: “In dit portaal worden de eCMR’s volgens wetgeving 7 jaar bewaard. Het aantal administratieve handelingen daalt flink. Waar voorheen elke vrachtbrief handmatig in gescand werd, is deze nu direct beschikbaar. Het heeft voor ons een grote stap gezet in het papierloos werken, met een stukje duurzaamheid en efficiëntie ten gevolg.”
Prima samenwerking
Hebels Staalservice en SVZ Transport zijn enthousiast over de support van Beurtvaartadres in het hele traject. “Beurtvaartadres zorgde dat het project bleef doorlopen en iedereen zijn afspraken nakwam. Zo’n partij heb je gewoon nodig,” aldus Desiree van Noord. “Anders kan het lang gaan duren.” Jelle van der Eng beaamt dat. “Had je vragen, dan stond Beurtvaartadres direct voor je klaar. Men heeft veel ervaring uit eerdere projecten met andere klanten.” Stefan Sakr: “Ook als wij bijvoorbeeld met onze IT-leverancier ergens niet uit kwamen, was men altijd bereid om bij meetings aan te schuiven. Het was heel prettig samenwerken.”
Desiree van Noord sluit af: “Nu de implementatie met SVZ Transport is afgerond, richten wij ons op andere transporteurs waarmee wij werken.”
